Vi behandlar dina personuppgifter med respekt. De tillhör dig och vi har bara fått låna dem av dig under en begränsad tid. Därför kommer vi alltid att vara öppna med vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte vi samlar in dem och hur länge vi behåller dem. Det är egentligen allt du behöver veta, men om du vill gräva ner dig i detaljerna så förklarar vi mer nedan.
Personuppgiftsansvarig: Mikael Enmalm
Vad är en personuppgift?
All information som kan kopplas till en levande individ är en personuppgift. Två uppenbara exempel är namn och e-postadress, men även IP-nummer och fotografier kan höra. En beskrivning av någons utseende, beteende eller rörelsemönster, som gör att personen kan identifieras, är också en personuppgift.
Några exempel på personuppgifter:
- Namn
- Adresser
- Telefonnummer
- E-postadress
- IP-nummer
- Bild på individ
- Titel, avdelning och företag
Dina rättigheter
Du kan höra av dig till oss och begära ut, korrigera eller radera dina personuppgifter. Om du byter leverantörer har du även rätt att exportera din data till någon av våra konkurrenter. När det gäller marknadsföring och profilering från vår sida så måste du samtycka till det – och kan när som helst återkalla ditt samtycke.
Du har alltså rätt att...
- få ut alla dina personuppgifter
- få dina personuppgifter borttagna
- få felaktiga uppgifter korrigerade
- flytta med dig dina personuppgifter
- slippa riktad marknadsföring
- slippa att bli profilerad
I vissa fall måste vi spara uppgifter, exempelvis på grund av bokföringslagen.
Det här sparar vi vid vår första kontakt
När vi första gången tar kontakt med varandra så kan vi komma att registrera ditt namn, telefonnummer och epostadress. När du ringer till oss sparas ditt telefonnummer automatiskt i den telefon du ringer till, när du skriver till oss sparas din epost i vårt e-postsystem och när du lämnar uppgifter genom vårt kontaktformulär på webbplatsen kommer dessa att sparas.
Om det inte redan har framgått av första kontakten kommer vi att fråga vad du heter, så att vi vet vem det är som kommunicerar med oss. I de fall vi träffas fysiskt kommer vi att spara de uppgifter du ger oss samtycke till att spara, exempelvis genom att du ger oss ditt visitkort. Samma sak om du skickar fysisk post till oss.
Om du besöker vår webbplats så kommer vi att spara anonymiserade uppgifter om ditt IP-nummer, platsdata, vilken enhet och webbläsare du använder, när besöket skedde och vilka sidor du besökte.
Om vi inte fortsätter att ha kontakt med varandra och inte gör några affärer kommer vi att gallra bort dessa uppgifter när det gått ett år.
Det här sparar vi om gör affärer med varandra
Om vi inleder en affärsmässig relation av något slag, oavsett det är en relation som kund-leverantör eller ett ömsesidigt samarbete av något slag, kommer vi att behöva spara lite mer uppgifter om dig.
Det vi kan komma att spara är…
- ditt namn
- din adress
- din e-postadress
- ditt telefonnummer
- ditt organisationsnummer
- din titel, avdelning och företag
- produkter eller tjänster som handlats
Om det är relevant för vårt samarbete kommer vi även att spara bilder, ljudinspelningar och video.
Varför sparar vi personuppgifter?
Vi samlar in dessa uppgifter för att använda dem för att exempelvis kunna kommunicera med dig (kontaktuppgifter), för att skicka dig relevant information (nyhetsbrev), hantera beställningar (orderhantering) eller för att uppfylla laga krav i de fall vi gör affärer med varandra (bokföring).
Vi samlar in uppgifterna för att…
- kunna kommunicera med dig
- upprätthålla god kundservice
- hantera förfrågningar
- hantera beställningar
- hantera underleverantörer
- sköta vår bokföring
- skicka information du begärt
Men också för att…
- ta fram anonymiserad statistik om våra besökares beteenden, så att vi kan göra användarupplevelsen bättre och säkrare på vår webbplats.
- marknadsföra eller informera om våra produkter och tjänster via exempelvis sms, epost, sociala medier, telefon eller brev under tiden vi har en aktiv affärsrelation.
- ge dig relevanta erbjudanden och förslag, utifrån vad du eller andra med samma beteendemönster tidigare varit intresserade av.
- skicka meddelanden om viktiga förändringar i våra villkor, policys eller organisation.
Hur samlar vi in personuppgifter?
Först och främst inhämtar vi personuppgifter direkt från dig. Om vi behöver mer uppgifter kan vi komma att komplettera vårt register med information från exempelvis Bolagsregistret eller ditt företags webbplats. Dessutom samlar vi in personuppgifter om du använder kontaktformulär eller kommentarsfunktioner på vår webbplats.
Vi samlar in personuppgifter från…
- dig personligen
- din organisations webbplats
- kontaktformulär på vår webbplats
- kommentarsfälten på vår webbplats
- så kallade kakor (cookies) på vår webbplats
- Bolagsverket, Skatteverket eller andra myndigheter
- sociala medier
- vår webbplats
Om du inte vill att din dator ska ta emot och lagra kakor (cookies) kan du justera säkerhetsinställningarna i din webbläsare. Du hittar information om hur du stänger av kakor på minacookies.se »
Var sparar vi personuppgifter?
Vi begränsar antalet platser där vi sparar personuppgifter så mycket som möjligt. Vissa uppgifter måste vi spara, exempelvis på grund av bokföringslagen, och andra uppgifter behöver vi för att uppfylla avtal. De flesta personuppgifter använder vi för att hålla kontakten med våra kunder, leverantörer och samarbetspartners.
Vi sparar personuppgifter i…
- vårt bokföringsprogram Fortnox
- våra e-postsystem One.com
- våra telefoners kontaktlistor
- inskickade jobbansökningar
- en projektmapp för vårt samarbete
- molnbaserad lösning för backup
- Facebook, Messenger, Twitter och LinkedIN
- webbanalysverktyget Google Analytics
Hur länge sparar vi personuppgifter?
Så länge det är relevant för vår kontakt (intresseavvägning), vi har ett samarbete med varandra (avtal eller samtycke) eller vi måste på grund av myndighetsutövning (laga krav) kommer vi att spara dina personuppgifter. Om du ringer, skickar post eller besöker vår webbplats kommer vi gallra bort alla personuppgifter när det gått ett år sedan vår senaste kontakt med varandra. Avtal kommer vi att gallras bort fem år efter uppdragets slutförande.
I vissa fall sker gallringen genom att vi anonymiserar personuppgifterna.
Vi skyddar dina personuppgifter
Alla våra register skyddas, med exempelvis lås eller lösenord. Det gäller våra it-system, vår webbleverantör och molnlösningar för exempelvis backup. Vi har rutiner för att gallra bort personuppgifter ur våra system, vilket sker med olika intervall beroende på vad det är för uppgifter. Vissa personuppgifter är vi skyldiga att spara i upp till tio år.
Dina personuppgifter kommer aldrig att ”återanvändas” i ett syfte som du inte godkänt på förhand. Vi kommer inte heller att dela personuppgifter med tredje part utan ditt samtycke. Om vi överför data till länder utanför EU så skyddar vi alltid dessa med bindande avtal.
Om det mot förmodan skulle ske ett dataintrång så är vi skyldiga att informera Datainspektionen om det inom 72 timmar. Om intrånget drabbar någon som finns med i registret är vi skyldiga att informera personen om det.
Personuppgiftsansvarig
På Imposant kommunikation är det Mikael Enmalm som är personuppgiftsansvarig. Vänd dig till honom om du har frågor kring dina personuppgifter och våra dataregister. Du når honom på info@imposant.se eller 0707-188883.